Zmiany w ustawie o PIP na ostatniej prostej – ustawa czeka już tylko na podpis Prezydenta.
To najlepszy moment, aby:
- dokonać przeglądu modeli współpracy z osobami fizycznymi (umowy zlecenia, B2B, kontrakty menedżerskie) pod kątem cech stosunku pracy i ryzyka decyzji PIP;
- zaktualizować procedury wewnętrzne i przeprowadzić szkolenia dla HR/menedżerów w zakresie nowych uprawnień PIP oraz podwyższonych sankcji;
- uporządkować dokumentację kadrową oraz wdrożyć rozwiązania ułatwiające jej szybkie udostępnianie w trybie kontroli zdalnej
Dlaczego to takie ważne?:
Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy radykalnie wzmacnia uprawnienia PIP wobec pracodawców i podmiotów korzystających z pracy osób fizycznych, w tym samozatrudnionych (B2B). Zmiany dotyczą zarówno sposobu kontroli, jak i konsekwencji naruszeń, w szczególności w zakresie nadużywania umów cywilnoprawnych.
Co musisz wiedzieć jako pracodawca i HR?:
Decyzje PIP przekształcające umowy cywilne w etat
Jedną z najważniejszych zmian jest przyznanie PIP prawa do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy i w praktyce „przekształcających” umowy cywilnoprawne w umowy o pracę. Obok dotychczasowego powództwa do sądu pracy pojawia się więc druga ścieżka – decyzja administracyjna inspektora pracy.
Procedura ma charakter dwuetapowy: w pierwszej kolejności inspektor wydaje polecenie, które daje stronom czas na dostosowanie modelu współpracy (np. zawarcie umowy o pracę albo realne „ucywilnoprawnienie” relacji). Dopiero negatywna ocena wykonania polecenia otwiera drogę do wydania decyzji administracyjnej lub wniesienia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.
,,Wola stron”
Nowością jest również wyraźne uwzględnienie woli stron przy ocenie charakteru stosunku prawnego, choć w praktyce nadal kluczowe pozostaną okoliczności faktyczne wykonywania pracy. To oznacza, że sama deklaracja „chcemy B2B” nie wystarczy, jeśli współpraca ma wyłącznie cechy klasycznego etatu.
Kontrole PIP: zdalnie i szerzej niż dotychczas
Nowelizacja otwiera drogę do prowadzenia przez PIP kontroli zdalnych – za pośrednictwem poczty lub środków komunikacji elektronicznej. Tego typu kontrola będzie dopuszczalna w uzasadnionych przypadkach, o ile nie koliduje z celem kontroli i odpowiada charakterowi działalności kontrolowanego.
Ustalenia z kontroli – także zdalnej – będą utrwalane w protokole sporządzonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Z perspektywy compliance oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji kadrowej i umów w sposób umożliwiający szybkie, cyfrowe udostępnienie ich inspektorowi.
Istotnie zmienia się także zakres podmiotowy kontroli. PIP będzie kontrolować nie tylko pracodawców, ale również przedsiębiorców niebędących pracodawcami, na rzecz których jest lub była w ostatnim roku świadczona praca przez osoby fizyczne – w tym samozatrudnionych – niezależnie od podstawy świadczenia pracy.
Automatyczna wymiana danych: PIP, ZUS i KAS
Nowe przepisy przewidują automatyczną wymianę danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Informacje ujawnione w toku kontroli PIP będą „widoczne” także dla organów podatkowych i ubezpieczeniowych.
W praktyce wykrycie nieprawidłowości w zakresie rodzaju umów, zgłoszeń czy wynagrodzeń w czasie kontroli PIP może wywołać konsekwencje nie tylko na gruncie prawa pracy, ale również w obszarze składek i podatków. Oznacza to większe ryzyko sankcji łączonych – jednocześnie ze strony inspekcji pracy, ZUS i organów skarbowych.
Wyższe grzywny z Kodeksu pracy
Nowelizacja przewiduje dwukrotne zwiększenie kar grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w art. 281–283 Kodeksu pracy. Wzrost sankcji finansowych w połączeniu z szerszym zakresem kontroli i wymianą danych między organami istotnie podnosi koszt niezgodności po stronie pracodawców i zlecających.
Dla zarządów i działów HR oznacza to konieczność ponownej oceny ryzyk: nadużywanie umów cywilnoprawnych (w tym w szczególności kontraktów B2B) oraz nieprzestrzeganie przepisów Kodeksu Pracy mogą skończyć się znacznie wyższymi mandatami niż dotychczas.